[发明专利]一种文档受控打印管理方法

说明书

本发明涉及一种文档受控打印管理方法。本发明通过打印系统自动生成的打印信息及生成的二维码将打印出来的纸质文档做了唯一的标定，使纸质文档与系统信息形成了关联，便于管理人员的查看管理，形成可查可追溯的闭环管理方式，从而极大程度的保证纸质文件的受控管理，提升企业工作效率、管理效率，降低合规风险。

技术领域

本发明涉及文档管理技术领域，具体为一种文档受控打印管理方法。

背景技术

在制药、健康等生命科学行业，生产产品的质量关乎人的生命健康，因此生产质量至关重要。近年来，随着科技的进步，以及监管力度的加大，企业开始将传统的线下文档管理方式转换为通过电子文档系统来管理，以提高效率和保证合规。然而，在上线电子文档管理系统以后，对于生产现场，仍然需要将系统中的空白生产记录通过打印的方式，打印成纸质文件，在生产现场对纸质记录进行填写，填写完成以后，移交给档案管理部门对生产记录进行保管。现阶段，所有的电子文档管理系统通过系统可以实现电子文档受控，对于纸质文档无法追踪和保证受控，给纸质记录的管理和追踪工作带来巨大的工作量和合规挑战。

发明内容

鉴于现有技术中所存在的问题，本发明公开了一种文档受控打印管理方法，采用的技术方案是，包括步骤如下：

步骤一：登录打印系统账号，将需要打印的文档导入打印系统；

步骤二：打印系统对需打印文档进行编号，得到唯一的受控编号；

步骤三：打印系统获取受控编号、打印人姓名、打印时间，并根据获取的信息自动生成识别码，同时计入打印台账记录；

步骤四：在需打印文档的空白区域排版添加受控编号、打印人姓名、打印时间和识别码信息，完成对需打印文档的打印前准备；

步骤五：将完成打印前准备的需打印文档发送到打印机完成打印。

档案管理部门通过扫描打印在纸质文档上的识别码，可以直接获取相关信息并与系统中的打印信息进行对比核查，形成可查可追溯的闭环管理。

作为本发明的一种优选方案，所述打印系统的账号为实名注册的账号信息，账号名称为工作人员实际姓名，每个账号有单独的密码。

作为本发明的一种优选方案，所述打印台账记录中包含的信息有打印文档的标题、受控编号、打印人姓名、打印时间、被打印次数等关键信息，可更加需要调整完善。

作为本发明的一种优选方案，所述打印人姓名为登录打印系统的账号名称，所述识别码为二维码或条形码中的一种。

本发明的有益效果：本发明通过打印系统自动生成的打印信息及生成的识别码将打印出来的纸质文档做了唯一的标定，使纸质文档与系统信息形成了关联，便于管理人员的查看管理，形成可查可追溯的闭环管理方式，从而极大程度的保证纸质文件的受控管理，提升企业工作效率、管理效率，降低合规风险。

具体实施方式

实施例1

本发明所述的一种文档受控打印管理方法，采用的技术方案是，包括步骤如下：

步骤一：登录打印系统账号，将需要打印的文档导入打印系统；

步骤二：打印系统对需打印文档进行编号，得到唯一的受控编号；

步骤三：打印系统获取受控编号、打印人姓名、打印时间，并根据获取的信息自动生成识别码，同时计入打印台账记录；

步骤四：在需打印文档的空白区域排版添加受控编号、打印人姓名、打印时间和识别码信息，完成对需打印文档的打印前准备；

步骤五：将完成打印前准备的需打印文档发送到打印机完成打印。